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La jornada laboral legal es de 40 horas a la semana en España de las que habitualmente en las oficinas se reparten a razón de 8 al día, pero ¿cuánto de ese tiempo se aprovecha de forma eficiente para que la jornada sea productiva? Las listas de productividad sitúan a España en la cola de competitividad y productividad lo que no implica que sea por trabajar menor horas, más bien al contrario, suelen hacerse más porque las que hay no se aprovechan como es debido.
Parece un mal endémico español pero se produce en mayor o menor medida en todas las sociedades desarrolladas, y si bien es cierto que la tecnología ha servido para agilizar muchas tareas en parte también ha conseguido lo contrario, como en el caso de los múltiples correos electrónicos que sin ser urgentes o imprescindibles se envían, reciben, leen, y contestan a diario. Lo mismo ocurre con las presentaciones en Power Point, que de verdadero avance han pasado en muchos casos a suponer una losa que parece eterna en las reuniones de equipo.
Reunión, reunión, reunión
Hay estudios que aseguran que en Estados Unidos, por ejemplo, tienen lugar al día más de diez millones de reuniones, lo que supone cada empleado una dedicación de unas 30 horas al mes, casi cuatro jornadas laborales en reuniones que tratan temas que o bien podría solucionarse de otra forma o se alargan de forma innecesaria. Por ello los expertos aseguran que es necesario preparar bien estos encuentros para optimizar al máximo el tiempo y utilizarlas sólo para tomar decisiones y no para discutir los problemas operativos.
Para ser consciente de esta realidad, se recomienda echar la vista atrás en las agendas, y analizar durante los dos o tres meses anteriores cuántas reuniones se han celebrado, con quién, con qué objetivo, cuánto han durado y qué resultado han ofrecido una vez tomada la decisión oportuna. Así se puede establecer un patrón y eliminar o sustituir aquellas que no han servido para conseguir el fin con que fueron concebidas por otros métodos de toma de decisiones o puesta en común más efectiva como el trabajo individual, el análisis de cada uno y la elección de la decisión más adecuada en un pequeño e informa encuentro.
También en los directivos
Pero la pérdida de tiempo en la oficina no sólo afecta a los empleados aunque habitualmente se haga referencia a ellos, sino también al cuadro directivo que muchas veces se empantana con la confección de la agenda del día o valorando opciones y tomando decisiones que podría delegar. Ahí está la clave, en que cada persona, sea empleado o jefe, realice las tareas que debe y no las operativas ya que para ello suele haber una persona en la oficina como un administrativo o un secretario que puede hacerse cargo de las mismas, y delegará parte de sus labores actuales en quien realmente sea responsable de ellas.
Sólo realizando cada individuo sus propias tareas y no más de las que debe se puede ganar tiempo del mismo modo que es necesario, para la salud mental y física, como asegura el gurú de los recursos humanos Tony Schwatz, ganar en productividad haciendo pausas en las tareas cada 90 minutos, aproximadamente para satisfacer las necesidades de descanso durante el trabajo y evitar así la saturación que lleva a muchos trabajadores a altos niveles de estrés que desembocan en bajas laborales que suponen un alto gasto para las mutuas y una pérdida de productividad y beneficios para las propias empresas.
Mejor trabajar durante hora y media al cien por cien y tomarse un descanso de diez minutos para un café o una charla relajada con el compañero que intentar trabajar las ocho del tirón con continuas interrupciones, ya que los científicos han comprobado que la capacidad de atención plena de las personas es más bien escasa y por lo tanto de nada vale dedicarle más tiempo del necesario ya que no va a repercutir en una mejora de la productividad. Es el mismo caso de las continuas interrupciones pero desde un punto de vista diferente. La cuestión está en ser capaz de encontrar el equilibrio.
Fuente: www.aproximate.es
